La gestione e la produzione dei documenti sono attività fondamentali per ogni azienda, ma comportano anche dei costi che spesso non sono facilmente quantificabili. Per valutare la convenienza e l’efficienza delle apparecchiature per la stampa e l’acquisizione dei documenti, esistono diversi metodi di calcolo che tengono conto di vari fattori. In questo articolo vedremo quali sono i principali metodi di calcolo dei costi di stampa, quali sono i loro vantaggi e svantaggi, e come applicarli a un caso concreto.

Il TCO: il costo totale di proprietà

Il TCO (Total Cost of Ownership) è un metodo di calcolo che considera tutti i costi diretti e indiretti legati all’acquisto e all’utilizzo di un bene o di un servizio. Nel caso delle apparecchiature per la gestione e produzione dei documenti, il TCO include:

• i costi di acquisizione del bene (include il costo di fine vita dell’apparecchiatura);
• i costi connessi all’utilizzo delle apparecchiature, quali il consumo di energia e altre risorse;
• il costo di gestione;
• il costo del fine vita.

Il TCO è un metodo conosciuto e diffuso, che offre ampi vantaggi in termini di precisione e semplicità di calcolo. Infatti, il TCO astrae dalla semplice considerazione dei costi di acquisto, che spesso sono ingannevoli, e considera tutte le categorie di costi direttamente correlate all’uso di un dato bene.

Tuttavia, il TCO presenta anche alcuni limiti, tra cui:

• non tiene conto dei costi indiretti o esterni, come quelli legati all’impatto ambientale o sociale del bene o del servizio;
• non tiene conto delle differenze di performance o qualità tra i diversi beni o servizi;
• non tiene conto dei benefici economici derivanti dall’uso efficiente del bene o del servizio.

Per superare questi limiti, si può ricorrere a un altro metodo di calcolo, che si basa sul concetto di costo del ciclo di vita delle apparecchiature: il LCC.

Il LCC: il costo del ciclo di vita

Il LCC (Life Cycle Cost) è un metodo di calcolo che considera tutti i costi sostenuti dall’amministrazione aggiudicatrice o da altri utenti durante il ciclo di vita di un bene o di un servizio. Il LCC include quindi tutti i costi inclusi nel TCO, ma aggiunge anche:

• i costi imputati a esternalità ambientali legate ai prodotti, servizi o lavori nel corso del ciclo di vita, a condizione che il loro valore monetario possa essere determinato e verificato; tali costi possono includere i costi delle emissioni di gas a effetto serra (CO2) e di altre sostanze inquinanti nonché altri costi legati all’attenuazione dei cambiamenti climatici.

Il LCC è un metodo più completo e accurato del TCO, che permette di valutare non solo la convenienza economica, ma anche l’impatto ambientale e sociale dei beni o dei servizi. Il LCC è anche un metodo promosso dalla Commissione UE, che lo ha introdotto nella Direttiva 24/2014/ CE sulla disciplina europea sugli appalti pubblici.

Tuttavia, il LCC presenta anche alcune sfide, tra cui:

• la difficoltà di determinare e verificare il valore monetario delle esternalità ambientali;
• la necessità di disporre di dati affidabili e aggiornati sul ciclo di vita dei beni o dei servizi;
• la complessità del calcolo, che richiede l’uso di modelli matematici e statistici.

Per applicare correttamente il LCC, si possono seguire alcune linee guida, tra cui:

• definire gli obiettivi e gli ambiti dell’analisi;
• identificare le alternative da confrontare;
• definire il periodo temporale dell’analisi;
• stimare i flussi di cassa associati a ciascuna alternativa;
• applicare un tasso di sconto per attualizzare i flussi di cassa;
• calcolare il valore presente netto (VAN) di ciascuna alternativa;
• confrontare i VAN e scegliere l’alternativa con il VAN minore.

Un esempio pratico: il caso di una stampante multifunzione

Per illustrare meglio il funzionamento dei metodi di calcolo dei costi di stampa, vediamo un esempio pratico basato su dati ipotetici. Supponiamo di dover scegliere tra due stampanti multifunzione, una a getto d’inchiostro e una a laser, con le seguenti caratteristiche:

Supponiamo inoltre di avere le seguenti informazioni:

• il volume medio di stampa mensile è di 1000 pagine;
• il costo dell’energia elettrica è di 0,20 €/kWh;
• il costo del CO2 è di 50 €/tonnellata;
• il tasso di sconto annuo è del 5%.

Per calcolare il TCO delle due stampanti, dobbiamo sommare i costi di acquisto, i costi di utilizzo e i costi di fine vita. Per semplificare, assumiamo che i costi di fine vita siano nulli. Il TCO si ottiene quindi con la seguente formula:

TCO = C + U

dove C è il costo di acquisto e U è il costo di utilizzo.

Il costo di utilizzo si ottiene moltiplicando il costo per pagina per il volume di stampa mensile e per il numero di mesi della durata media della stampante. Il costo di utilizzo si ottiene quindi con la seguente formula:

U = P * V * M

dove P è il costo per pagina, V è il volume di stampa mensile e M è il numero di mesi della durata media della stampante.

Applicando queste formule alle due stampanti, otteniamo i seguenti risultati:

Il TCO ci dice che la stampante a getto d’inchiostro ha un costo totale inferiore a quella a laser, anche se ha un costo per pagina maggiore. Questo perché la durata media della stampante a getto d’inchiostro è inferiore a quella a laser, e quindi il costo di utilizzo si accumula per meno tempo.

Tuttavia, il TCO non ci dice nulla sull’impatto ambientale delle due stampanti, né sui benefici economici derivanti da una maggiore efficienza energetica o da una minore emissione di CO2. Per questo, dobbiamo usare il LCC.

Per calcolare il LCC delle due stampanti, dobbiamo sommare i costi inclusi nel TCO e i costi imputati alle esternalità ambientali. Il LCC si ottiene quindi con la seguente formula:

LCC = TCO + E

dove E è il costo delle esternalità ambientali.

Il costo delle esternalità ambientali si ottiene moltiplicando il consumo energetico per il costo dell’energia elettrica e per il numero di mesi della durata media della stampante, e sommando il prodotto delle emissioni di CO2 per il costo del CO2 e per il numero di mesi della durata media della stampante. Il costo delle esternalità ambientali si ottiene quindi con la seguente formula:

E = (E * K * M) + (C * G * M)

dove E è il consumo energetico, K è il costo dell’energia elettrica, M è il numero di mesi della durata media della stampante, C è le emissioni di CO2 e G è il costo del CO2.

Applicando questa formula alle due stampanti, otteniamo i seguenti risultati:

Il LCC ci dice che la stampante a getto d’inchiostro ha un costo totale inferiore anche considerando l’impatto ambientale, anche se ha un consumo energetico e delle emissioni di CO2 maggiori. Questo perché la durata media della stampante a getto d’inchiostro è inferiore a quella a laser, e quindi il costo delle esternalità ambientali si accumula per meno tempo.

Tuttavia, il LCC non ci dice nulla sulle differenze di performance o qualità tra le due stampanti, né sui benefici economici derivanti da una maggiore velocità o funzionalità. Per questo, dobbiamo usare altri indicatori, come l’efficacia di sistema e l’efficienza di business.

L’efficacia di sistema e l’efficienza di business

L’efficacia di sistema è un indicatore che misura il vantaggio di performance ottenibile da un prodotto rispetto a un altro. L’efficacia di sistema completa i criteri di confronto relativamente al bene e alle sue funzionalità. L’efficacia di sistema può essere espressa attraverso i seguenti indicatori:

• velocità media di riproduzione e stampa;
• numero di funzionalità abilitate (copia, scansione, stampa, fax, distribuzione automatica file, e altro);
• disponibilità di colore vs bianco e nero.

L’efficienza di business è un indicatore che misura i vantaggi economici, in termini di risparmio di tempo lavorativo delle persone, indotti dalla scelta di un prodotto. I vantaggi non sono, in questo caso, direttamente imputabili alla scelta del bene, ma all’uso che ne viene fatto. L’efficienza di business può essere espressa in termini di risparmio di tempo lavorativo delle persone, a parità di output.

Alcuni indicatori indiretti che possono supportare una valutazione di questo tipo sono:

• disponibilità di apparecchiature in rete: se una periferica è momentaneamente inutilizzabile si può velocemente ricorrere a un’altra;
• rapporto tra numero di funzionalità disponibili/numero utenti: un maggior numero di funzionalità può far presupporre una maggiore vicinanza dell’utente alle apparecchiature necessarie;
• obsolescenza media: apparecchiature più datate comportano, a parità di altri fattori, un maggior numero di interruzioni di servizio;
• tempi medi di intervento di assistenza tecnica: diminuzione dei ‘fermi macchina’.

Per applicare questi indicatori alle due stampanti dell’esempio precedente, supponiamo che abbiano le seguenti caratteristiche:

Supponiamo inoltre che:

• il numero di utenti che usano le stampanti sia di 10;
• il tempo medio di attesa per usare una stampante sia di 5 minuti;
• il tempo medio di intervento di assistenza tecnica sia di 2 ore;
• il numero medio di interruzioni di servizio sia di 1 al mese per la stampante a getto d’inchiostro e di 0,5 al mese per la stampante a laser.

Per calcolare il risparmio di tempo lavorativo delle persone, dobbiamo considerare il tempo risparmiato grazie alla maggiore velocità, al maggior numero di funzionalità e alla minore obsolescenza delle stampanti. Il risparmio di tempo lavorativo delle persone si ottiene quindi con la seguente formula:

R = (V * N * M) + (F * U * M) + (O * T * M)

dove V è la differenza di velocità tra le due stampanti, N è il volume di stampa mensile, M è il numero di mesi della durata media della stampante, F è la differenza di funzionalità tra le due stampanti, U è il numero di utenti, O è la differenza di interruzioni di servizio tra le due stampanti e T è il tempo medio di intervento di assistenza tecnica.

Applicando questa formula alle due stampanti, otteniamo i seguenti risultati:

Il risparmio di tempo lavorativo delle persone ci dice che la stampante a laser ha un vantaggio economico notevole rispetto a quella a getto d’inchiostro, grazie alla sua maggiore velocità, al suo maggior numero di funzionalità e alla sua minore obsolescenza. Questo vantaggio economico si traduce in una maggiore produttività e competitività per l’azienda.

Conclusione

In questo articolo abbiamo visto come calcolare i costi di stampa usando diversi metodi: il TCO, il LCC, l’efficacia di sistema e l’efficienza di business. Abbiamo visto che ogni metodo ha dei vantaggi e degli svantaggi, e che nessuno è in grado di fornire una valutazione completa e definitiva. Per scegliere la soluzione più conveniente ed ecologica per la gestione e produzione dei documenti, occorre quindi considerare tutti gli aspetti coinvolti, e confrontare le diverse alternative disponibili. Solo così si potrà fare una scelta informata e responsabile.